Zarządzanie ryzykiem to jeden z fundamentów skutecznej realizacji projektu. W naszym najnowszym materiale wideo przedstawiamy, jak w Hadrone PPM dodać ryzyko, wypełnić jego szczegóły i skorzystać z gotowych szablonów, które usprawniają pracę kierowników projektów i zespołów PMO.
Dlaczego rejestracja ryzyk jest ważna?
Ryzyko takie jak brak dostępnych zasobów w kluczowym momencie projektu powtarza się w wielu organizacjach. Odpowiednio wcześnie zaraportowane i opisane pozwala:
- przewidzieć możliwe przesunięcia harmonogramu,
- oszacować potencjalny wzrost kosztów,
- zaplanować działania minimalizujące ryzyko,
- przygotować alternatywne scenariusze i zasoby.
Co zobaczysz w tym materiale?
W nagraniu przeprowadzamy użytkownika krok po kroku przez proces planowania ryzyka w oprogramowaniu Hadrone PPM. Zaczynając od przykładu zagrożenia: Brak zasobów do realizacji projektu.
1. Dodawanie zagrożenia od podstaw
W pierwszej części filmu pokazujemy, jak dodać zagrożenie na przykładzie ryzyka Brak zasobów do realizacji projektu. Przechodzimy przez cały proces - od kliknięcia przycisku „Dodaj zagrożenie”, przez uzupełnienie nazwy ryzyka i wskazanie menedżera odpowiedzialnego, aż po określenie wpływu i prawdopodobieństwa jego wystąpienia. Prezentujemy także, jak dodać opis ryzyka, wybrać jego rodzaj, wskazać planowaną reakcję oraz odnotować datę materializacji.
W dalszej części prezentujemy uzupełnianie szczegółowych informacji. Pokazujemy, jak dodać plan działania, obejmujący m.in. monitorowanie dostępności zasobów, przygotowanie listy zasobów rezerwowych oraz możliwość wsparcia podwykonawców. Następnie omawiamy sposób określenia wpływu na harmonogram, w tym przesunięcia realizacji oraz wyboru elementów projektu objętych opóźnieniem. Pokazujemy również dodanie opisu dotyczącego wpływu braku specjalistów IT na kluczowe działania implementacyjne i testowe.
Analogicznie przedstawiamy uzupełnianie wpływu na wydatki - w tym przypadku związanego ze wzrostem kosztów ze względu na konieczność wynajęcia zewnętrznych konsultantów oraz wpływu na kompetencje, gdzie wskazane jest dodatkowe zapotrzebowanie na roboczodnie w obszarze developmentu i testów. Podkreślamy także, że te informacje służą ocenie sytuacji i nie powodują automatycznych zmian w projekcie. Aby je uwzględnić, należy wykonać prognozę harmonogramu, wydatków i kompetencji.
2. Praca z linkami, komentarzami i integracją z MS Teams
W kolejnej części materiału pokazujemy, jak wzbogacić ryzyko o dodatkowe informacje. Użytkownik może dodać linki do dokumentów, dopisać komentarze, a przy aktywnej integracji Hadrone PPM z MS Teams - powiązać ryzyko z wybranym plikiem lub katalogiem. Dzięki temu wszystkie niezbędne dane znajdują się w jednym miejscu.
3. Dodawanie ryzyka z wykorzystaniem szablonu
Druga część filmu prezentuje szybszy sposób pracy, czyli dodawanie ryzyka z poziomu wcześniej przygotowanego szablonu. Jako przykład pokazujemy szansę Możliwość uzyskania korzystniejszych warunków umowy z dostawcą. Proces zaczyna się od wybrania opcji „Dodaj szansę”, a następnie „Dodaj z listy”. Użytkownicy mogą zobaczyć, jak wygląda lista dostępnych definicji ryzyk i jak można ją filtrować, aby szybciej odnaleźć właściwą pozycję.
Hadrone PPM może prezentować również wskazówki do szablonu, ułatwiające decyzję, czy dane ryzyko warto uwzględnić w projekcie - choć nie są one później widoczne w samym zarejestrowanym ryzyku. Po wybraniu definicji użytkownik przechodzi do formularza z wypełnionymi danymi, które może uzupełnić lub zmodyfikować, np. wskazując wpływ i prawdopodobieństwo wystąpienia szansy. Dalsze kroki wyglądają tak samo, jak w przypadku dodawania ryzyka od podstaw.
